新人に伝えてる、当たり前の「効率化」の話

効率をものすごく重視している。限られた命ゆえ、無駄な時間は省きたい。

その効率化に関することを、後輩でもあるアルバイトに話をする内容をメモがてら書いておく。後輩や部下に話す時なんかに参考にしてもらえればうれしい。

人生の先輩方からしたら当たり前のことだと思うので、読み流していただければと思う。よければ後輩に「読んどけよ」とお伝えください。

まずはじめに目的を意識してもらう

話をする時にまずやってもらうことがある。それは「なぜ業務を効率化しなければならないか」を考えてもらうこと。

方法論うんぬんを語る前に、「もっと業務を効率よくこなしたい」という気持ちをまず持ってもらうことが目的だ。というか、そこが抜ければ、どんなすごい方法を語っても何も入っていかない。

ということで「なぜ業務を効率化しなければならないか」をブレストする。相手に問い、相槌を打ちながら、その思考を深めていってもらう。

別にここに答えは求めない。状況によって異なるからだ。話を徹底的に聞き出した後、あなたが思ってる答えを参考までに伝えてあげよう。

営業であれば売上を最大限高めるために、訪問回数を増やすなり、質を高めるために必要だ、といった話だろうか。開発者であれば限られた短い期間の中で高い生産性を出すために、無駄なことはやらないとか、なんでもいい。

とにかく真剣に考えてもらい、自分事としてもらう。これが始めの一歩だ。

効率化の思考を手に入れる

次に基本的な効率化の思考を伝える。

• 以下3点を順に理解していく

• PDSサイクル
• 時間管理のマトリックス
• GTD

が、正直後の2つはどうでもいい。とにかくPDSサイクルだけはしっかり伝える。すべての基本だからだ。

• Plan（計画）⇒Do（実行）⇒See（確認）

• Plan（計画）：実行する前に必ずまず計画を立てる。
  • すべての肝はココ。計画が間違えば全てが狂う。計画の時間は十二分にとる
  • なお計画の際は、目標を数値化するなど具体化が必要。Ex:タスク実行時間や期限など
  • また大きなタスクについては、限界まで細分化を図る。はてな記法を使うのオススメ
• Do（実行）：計画の通りに実行するだけ。
  • 最初は時間がかかるのは仕方ないが、二回目以降は前回より早くなっていなければおかしい。
• See（確認）：やりきって終りではなく、必ず実行後は確認をする。
  • 確認をしていないものを納品するのはお客様相手であればクレーム、社内相手だと相手の工数を奪うことに。
  • どうしても分からないところは早い時点で相談する

時間管理のマトリックスとGTDについては、紹介だけしておく。少し仕事ができるようになったら読もう、とでも言っておこう。

7つの習慣―成功には原則があった!

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

最初にこれらをやらせるのは、あまりおすすめしない。むしろ混乱させる結果に終わる。基本に忠実にいきたい。相手は、あなたほど仕事ができないのだから。

タスクを始める前に

考え方はここまでで、ここからは具体的にどうタスクを管理していくかの話となる。

タスク管理の方法は無限といっていいほどある。が、最初は考え方を身につけるという点でおすすめしたいことがある。

それは紙に書いて管理することだ。

僕なんかがまさにそうだったのだけれど、最初からやたらデジタルに頼ろうとする人が多い。本を読んで猿マネしてる人たちだ。そのやる気はいいけれど、たいてい使いこなせていない。もしそういう新人さんだとしたら、なおさら紙を進めたい。

紙は不便な点ももちろんあるが、図でも表でも書けて自由度が一番高いし、質感があるから定着しやすい。始めるにはうってつけだ。

紙で満足に管理できるようになったら（タスク漏れや期限オーバーなどがなくなった状態）、PCなどのデジタルツールに移行するのが、正当な流れだろう。

やるべきことは以下の作業だ。

• 紙に考えられるタスクをすべて書きだす
• 出たタスクに優先順位を付けて分類
• 一つ一つのタスクに想定時間を設ける
• 一日の終了後に振り返りをする

相手にとってやるべきタスクは最初は分からない。そこは「自分に聞け」と伝えてあげると安心するだろう。安心とともに伝えたいのは「自分でも考えろ」ということ。あたりまえだけれど。

優先順位についてはかなり難しいと思うが、そのチームや組織において最重要視されているゴールを伝え、その考え方はあなたしか伝えられない。こればかりはきちんとつたえてあげたい。

そしてタスクを整理してもらった後、時間を見積もらせる。ざっくりで構わない。むしろ多めに盛らせる。そして、それを見える形にしてもらう、約束をする。その時間の約束に収めるよう工夫をさせる。

こうすることで、アウトプットをしようという意識付けもできるし、反省ができる。時間に収まってないと言うことは計画が悪いのか、見積が悪いのか、実行が遅いのか、そのどれか。それを深く考えてもらう。

まずはこれらを実施し、その後守破離でオリジナルを確立していく。基本に忠実あれ、というのは口を酸っぱくしてもいいすぎることはない。

まとめ：基本をおさえるのが結局一番効率的

効率化好きで「ライフハック！ライフハック！」言ってた自分だが、少し働いて思うのは、これ完成はないな、ってこと。その人によっても、その状況によっても適切な形は違う。顔が千差万別のように、生き方や性格が違ければ、タスク管理の最適解も人それぞれだ。

けれど、基本的なところは変わらない。表面のツールが変わるだけで。だからこれから働くって人には、あまりその表面部分にとらわれてほしくない。そこは応用だから。応用からは入っちゃいけない。確実につまづき、逆に非効率だ。僕のような失敗はしてはいけない。

改めて言うが、基本でいいんだよ。カッコつけんなよと。当たり前を当たり前にできるようになりたい。

自戒を込めて。

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